Déposer une réclamation par téléphone peut être intimidant. Vous avez affaire à une personne qui n’est pas physiquement en face de vous, et vous pouvez avoir du mal à obtenir les résultats recherchés. Toutefois, avec un peu de préparation et de recherche, il est possible de faire valoir votre point de vue de manière efficace. Voici un guide étape par étape sur la manière de déposer une réclamation par téléphone.
Étape 1 : rassembler toutes les informations nécessaires
Avant d’appeler un détaillant en ligne, vous devez rassembler toutes les informations nécessaires qui vous aideront à défendre votre cause. Il s’agit notamment du numéro de commande, de la date d’achat, des détails du produit (y compris les numéros de série ou les codes produit, le cas échéant), de tous les courriels ou correspondances pertinents échangés entre vous et le détaillant, ainsi que de toute documentation concernant les remboursements ou les remplacements qui auraient déjà été promis. Si vous avez ces informations à portée de main, l’appel se déroulera de manière fluide et efficace.
Étape 2 : contactez le service clientèle
L’étape suivante consiste à contacter directement le service clientèle. Si vous avez besoin de l’aide immédiate d’un membre du personnel, il est préférable de l’appeler directement. Assurez-vous que toutes vos informations sont prêtes avant de composer le numéro afin de ne pas perdre de temps à chercher des informations pendant l’appel. Pour vous aider à trouver plus facilement un numéro de service client, cliquez ici.
Étape 3 : expliquez votre problème
Une fois que vous êtes en contact avec le service clientèle, expliquez votre problème de manière claire et concise, sans vous laisser emporter par l’émotion ou la colère. Faites-leur savoir quel est le problème spécifique que vous rencontrez et fournissez tous les documents nécessaires en guise de preuve si nécessaire, tels que des reçus ou des photos, et indiquez clairement le type de résolution que vous attendez d’eux (remboursement/remplacement, etc.). Restez poli mais ferme tout au long de la conversation, ne les laissez pas s’en tirer facilement s’ils essaient d’éviter de vous donner ce que vous voulez !
Étape 4 : assurez le suivi de votre réclamation
Enfin, une fois que votre réclamation a été formulée par téléphone, poursuivez par une communication écrite, par courrier électronique ou postal, car cela constituera une preuve supplémentaire de votre mécontentement et pourra également servir de preuve en cas d’action en justice. Cela permet également de conserver une trace de ce qui a été dit au cours de la conversation, ce qui peut s’avérer utile par la suite